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Checkliste: Einwandfreie Rechnungen schreiben - Die ersten Rechnungen an Kunden oder Klienten

Folgende Erörterungen  sollen dem Existenzgründer einen kurzen rechtlichen Überblick hinsichtlich der Pflichtangaben in Rechnungen, insbesondere nach dem Umsatzsteuergesetz ( UStG ), verschaffen. Diese Darstellung ist nicht abschließend, sondern bietet nur einen Einstieg in elementare Fragen des Ausstellens von Rechnungen.

Artikelautorin Existengründung Ann-Christin Weber

Über die Autorin

Ann-Christin Weber schreibt und lektoriert im Schnittfeld von Journalismus und Jura. Nach dem Studium der Rechtswissenschaften an der Universität Bielefeld zog es die gebürtige Ostwestfälin zum Rechtsreferendariat ans Landgericht Essen. Während des Referendariats absolvierte sie ein Ergänzungsstudium Verwaltungswissenschaft für Rechtsreferendare an der Deutschen Hochschule für Verwaltung in Speyer und vollendete daneben ein Fernstudium Journalismus. Ferner studierte sie Business English an der Europäischen Fernhochschule Hamburg.

Email: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , Nickname: Ann Christin Weber

Beschreibung stammt vom Autor; existXchange.de haftet nicht für die Richtigkeit oder den Inhalt.

Der Existenzgründer und Unternehmer ist glücklich. Der erste Auftrag ist unter Dach und Fach. Der Kunde ist ersichtlich zufrieden mit der Warenlieferung. „ Sie bekommen dann eine Rechnung von mir." lacht unser Existenzgründer  über den wohlgeratenen Geschäftsbeginn. Aber: Wie war das noch? Rechnungen schreiben?  Da vergeht unserem Existenzgründer das Lachen schnell wieder. Hatte er doch bis dahin niemals  eine Rechnung selbst schreiben müssen, sondern vielmehr selber welche erhalten.

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Seine nächsten Gedanken sind nun beim Finanzamt und seinem Steuerberater. Jetzt drängen sich unserem  Existenzgründer gleich mehrere Fragen auf:

  1. Bin ich als Existenzgründer zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet?
  2. Was muss ich tun, damit das Finanzamt meine Rechnungen akzeptiert?
  3. Gibt es Pflichtangaben für eine wirksame Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz?
  4. Welche gesetzliche Regelung greift für den Kleinunternehmer?
  5. Was gilt für Kleinbetragsrechnungen?
  6. Wie ist das mit Rechnungen per E-Mail?

Folgende Erörterungen  sollen dem Existenzgründer einen kurzen rechtlichen Überblick hinsichtlich der Pflichtangaben in Rechnungen, insbesondere nach dem Umsatzsteuergesetz ( UStG ), verschaffen. Diese Darstellung ist nicht abschließend, sondern bietet nur einen Einstieg in elementare Fragen des Ausstellens von Rechnungen.

Zu Frage 1: Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen

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Im Einzelfall ist der Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung nicht nur berechtigt, sondern sogar verpflichtet.

Seit dem 1. 1. 2004 ist nämlich derjenige Unternehmer, der einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, ausführt, dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, eine Rechnung auszustellen.

Ferner ist der Unternehmer seit dem 1. 8. 2004 bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stets verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen, auch wenn der Auftraggeber eine Privatperson ist oder die Leistung für den nicht unternehmerischen Bereich eines Unternehmers erbracht worden ist.

Tip Für den Vorsteuerabzug muss also eine Rechnung vorliegen, die alle formalen Anforderungen nach dem Umsatzsteuergesetz  (UStG) erfüllt.

Als Rechnung ist hierbei jedes Dokument anzusehen, mit dem über eine Leistung (Lieferung und sonstige Leistung) abgerechnet wird. Die reine Bezeichnung des Dokuments als „Rechnung" durch die Beteiligten -also durch Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger- begründet im Geschäftsverkehr jedoch noch keine rechtliche Wirkung. Die Bezeichnung ist folglich durchweg unschädlich. Die Papierform ist nicht unbedingt zwingend (siehe hierzu Frage 6)erforderlich. Auch auf die Unterschrift des Rechnungsausstellers kann verzichtet werden.

Zu Frage 2: Akzeptanz einer Rechnung beim Finanzamt

Die Beantwortung dieser Frage hängt vom steuerrechtlichen Status des Unternehmers ab. Es kommt entscheidend darauf an, ob der Aussteller oder Empfänger der Rechnung umsatzsteuerpflichtig ist. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, weiß dies in der Regel. Denn umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und Umsatzsteuer-Jahreserklärungen  anfertigen.

Ist dies nicht der Fall, genügen in einigen Fällen sogar bereits

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ausstellungsdatum
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Bezeichnung  der Dienstleistung oder Art der Ware des Leistenden
  • Rechnungsbetrag ( Entgelt, Summe, Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung ( z. B. bei Kleinunternehmern)

als Mindest- Angaben für Rechnungen, die vom Finanzamt  in der Regel akzeptiert werden. So reichen diese Angaben auf Rechnungen zum Beispiel schon für einige Existenzgründer und nebenberufliche Selbstständige, welche unter die Kleinunternehmer-Regelung (siehe hierzu Frage 4) fallen und damit weitgehend den Privatleuten gleichgestellt sind. Denn den  Kleinunternehmern ist es  per Gesetz untersagt, ihren Kunden eine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen.

Zu Frage 3: Welche Pflichtangaben muß eine Rechnung enthalten?

Das Umsatzsteuergesetz normiert in § 14 IV UStG Pflichtangaben für eine Rechnung nach § 14 I UStG. Dabei ist folgendes zu beachten:

  • Der Rechnungsempfänger hat sogar gegen den leistenden Unternehmer einen Rechtsanspruch auf eine vollständige und inhaltlich zutreffende Rechnung, die alle Pflichtangaben des § 14 IV UStG enthält.
  • Falls auf der Rechnung Pflichtangaben fehlen, darf der Rechnungsempfänger diese fehlenden Angaben keinesfalls eigenmächtig  selbst ergänzen oder korrigieren. Andernfalls muss er auch in strafrechtlicher Hinsicht mit Sanktionen rechnen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung nach dem UStG

Gem. § 14 IV UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

Tip

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatz-Steueridentifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum  (> Rechnungsdatum)
  • eine fortlaufende Nummer  mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird ( Rechnungsnummer)
  • die Menge und die Art ( handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts nach § 14 V S.1 UStG )
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt  für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • den anzuwenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt  entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  • in den Fällen nach § 14 b I S. 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers 

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Fakten und Hintergründe  zu einzelnen  Angaben auf der Rechnung

  • Für die Art und Mengenbezeichnungen von gelieferten Waren  reichen grundsätzlich pauschale Angaben wie z. B. „Geschenkartikel" nicht aus, da diese unterschiedlichste Waren umfassen können, die eine nähere Identifizierung der Warenart unmöglich machen.
  • Die Angabe des Liefer-  oder Leistungsdatums ist erforderlich, auch dann, wenn der Tag der Lieferung / Leistung  mit  dem Rechnungsdatum übereinstimmt, es kann im Einzelfall aber auch die monatliche Bestimmung des Leistungszeitraumes bei Werk- oder Dienstleistungen (z. B. Dezember 2006)  genügen.
  • Sinn und Zweck der fortlaufenden Nummerierung der Rechnungen ist es, dass die vom Unternehmer ausgestellte Rechnung einmalig ist. 
  • Der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer muss den Umsatzsteuerbetrag auf seiner Rechnung für die geleisteten Dienstleistungen oder gelieferten Güter (s .o.) gesondert ausweisen.
  • Abweichende Besonderheiten gelten für die Gutschrift; hier ist zum Beispiel die Steuernummer- oder Umsatzsteuernummer des leistenden Unternehmers (Gutschriftenempfängers) auf der Gutschrift anzugeben.
  • Die  Berichtigung einer unrichtig ausgestellten Rechnung ist möglich.  Der Vorsteuerabzug aus der berichtigten Rechnung wird hierbei an die neue Rechnung geknüpft. Die Berichtigung ist beim Finanzamt vom Rechnungsaussteller schriftlich zu beantragen. Das Finanzamt gibt dem  Aussteller dann Auskunft darüber, für welchen Besteuerungszeitraum und in welcher Höhe es die Berichtigung vornehmen wird (Einzelheiten  zu diesem Verfahren erteilen  das  Finanzamt oder der Steuerberater).
  •  Sanktionen : Bei Nichterstellung einer Rechnung oder zu später Erstellung einer  Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz können Geldbußen bis zu 5000 Euro drohen.

Zu  Frage 4 )   Kleinunternehmerregelung gem. § 19UStG

Für  Existenzgründer und Unternehmer mit geringen Umsätzen gibt es die Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG.  Nach dem Umsatzsteuergesetz ist jemand Kleinunternehmer, wenn sein Vorjahresumsatz nicht höher als 17.500 Euro war und sein Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird.  Ein Kleinunternehmer,  für den die Regelung des § 19 UStG eingreift, darf in seinen Rechnungen weder Umsatzsteuer gesondert ausweisen, noch den Steuersatz angeben.  Tut er dies dennoch, kann dies unangenehme Folgen für ihn haben:  Ein solcher unberechtigter Umsatzsteuerausweis würde bedeuten, dass die auf der Rechnung fälschlicherweise offen ausgewiesene

Steuer geschuldet wird und an das Finanzamt abzuführen ist, der Leistungsempfänger diese Steuer aber dennoch nicht als Vorsteuer geltend machen kann.

Der Kleinunternehmer sollte daher   generell seine  Rechnung mit dem Hinweis  versehen, dass er von der Umsatzsteuerpflicht  befreit ist. 

Auf die Kleinunternehmerregelung kann jedoch durch den Betroffenen selbst verzichtet werden. Hierzu ist eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt erforderlich. Weitere Auskünfte erteilt das Finanzamt.

Zu Frage 5 )   Rechnungen mit Kleinbeträgen

Die Anforderungen an kleine Rechnungen bis zu einem Betrag von 150 Euro ( Brutto )  sind für Umsatzsteuerpflichtige geringer. Dieser neue Kleinbetrag von 150 Euro ( Brutto )  gilt  seit dem 1.1. 2007. Die Abweichung von der gesetzlichen Regelung des § 14 IV UStG wird  durch § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung  ermöglicht. Bis zum 31.12. 2006 galt hierfür noch ein Höchstbetrag von 100 Euro ( Brutto ).

TipSolche Kleinbetrags-Rechnungen genügen den gesetzlichen Anforderungen, wenn sie mindestens folgende Merkmale enthalten:

  • den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe ( Bruttobetrag) sowie den Steuersatz; im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Hier darf der Rechnungsempfänger den Vorsteuerbetrag auf der Grundlage des angegebenen Steuersatzes aus dem Bruttobetrag herausrechnen. Folglich muss der konkrete Steuersatz angegeben werden. Beispiel:  „ Inkl. 19 % Umsatzsteuer ( USt )"  oder etwa  „ Im Preis sind 19 % Umsatzsteuer enthalten".  

Für Fahrausweise gibt es ebenfalls Erleichterungen hinsichtlich der Pflichtangaben.

Zu Frage  6 ) Rechnungen per E-Mail

Für den umsatzsteuerpflichtigen Existenzgründer gilt : Rechnungen sind auch in elektronischer Form  per E-Mail  zulässig. Hierfür ist jedoch das Einverständnis des Empfängers für die elektronische Verschickung notwendig. Entscheidend für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs auf der Rechnung ist jedoch, dass nach dem Gesetz die Echtheit der Herkunft und die

Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur („ digitale Signatur")  oder durch eine „qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz"  sichergestellt ist[1].  Ein weiteres elementares  Erfordernis hinsichtlich der elektronischen Signatur stellt in der Praxis  die Sicherstellung der Signatur durch "Speicherung"  dar ( siehe hierzu die Diskussion im Forum und den Verweis auf weitere wichtige Links zu dieser Thematik ) . Nach dem Gesetz zulässig ist auch der elektronische Datenaustausch ( EDI ). Daneben ist die „elektronische Übermittlung" der Rechnung per Fax natürlich möglich.        

 {mos_sb_discuss:52}



[1] Bei der qualifizierten elektronischen Signatur handelt es sich um das Zertifikat eines bei einer Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post registrierten Anbieters, über das der Aussteller hier verfügt.


Zur Vereinfachung benutze ich hier durchgehend die  grammatikalisch männliche Form. Diese Form umfasst selbstverständlich alle Existenzgründerinnen, Arbeitgeberinnen und sonstigen Personen genetisch weiblichen Geschlechts.

Dieser Artikel gibt die Meinung des Autors wieder. Alle Rechte verbleiben beim Autor. Eine Vervielfältigung, Verbreitung und Neuauflage auch Auszugsweise ist nur mit schriftlicher Genehmigung des Verfassers erlaubt. Zitate sind ausschließlich mit Herkunftsnachweis abzubilden.

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