Das Thema „Dokumentenmanagement“ ist heute aus gut organisierten Firmen nicht mehr wegzudenken. Doch lohnt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) denn überhaupt für Einzelunternehmer, insbesondere auch Existenzgründer? Welchen Nutzen Ihnen ein DMS bringen kann, wie Sie damit Ihre Kundenbeziehungen von Anfang an verbessern und welche Einsparpotentiale sich ergeben erfahren Sie in diesem Artikel.

Über die Autorin Angela Ludwig ist seit 1998 im Bereich Dokumentenmanagement tätig. 2004 hat sie sich als Unternehmensberaterin selbstständig gemacht und bietet Dienstleistungen rund um dieses Thema an. Als zweites Geschäftsfeld steht die eigene Software LUDWIGs Privatbibliotheken im Vordergrund, eine Datenbanksoftware zur Katalogisierung privater Hausbibliotheken. www.angelaludwig.com, Email: Diese E-Mail Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen Javascript aktivieren, damit Sie es sehen können , Nickname: Angela Ludwig

Beschreibung stammt vom Autor; existXchange.de haftet nicht für die Richtigkeit oder den Inhalt.

Einleitung

Warum Dokumentenmanagement? Ist es nur die Arbeitserleichterung, weil man sich die Zeit spart, unzählige Stunden nach Belegen suchen zu müssen; die Kontrollfreude der Geschäftsführung nun endlich selbst Einblicke in die Kundenakten zu erhalten, die sonst im Unternehmen auf diversen lokalen Festplatten einzeln abgelegt werden; oder sogar rechtliche Vorschriften, die zur Ablage digital signierter Eingangsbelege verpflichten? Schnell ist man verunsichert, wenn es heißt, ein Dokumentenmanagementsystem müsse her. In diesem Artikel werden Nutzenaspekte eines DMS erläutert und Optimierungspotentiale genannt, die auch bei selbstständigen Einzelunternehmern zum Tragen kommen.

Dokumentenmanagement im Überblick

Nutzen eines DMS

Oftmals steht hier noch der Irrglaube im Vordergrund, ein DMS eigne sich nur für große und bereits etablierte Firmen. Das ist jedoch nicht richtig – es werden lediglich andere Ziele damit verfolgt. Ein Großunternehmen kann ein DMS beispielsweise für die Abwicklung der Kundenanfragen in der Serviceabteilung einsetzen. Ebenfalls lohnt es sich auch nur bei größeren Firmen, bestimmte Geschäftsabläufe in digitaler Form durchlaufen zu lassen – bei einem Einzelunternehmer ist dies nicht nötig, da er für alle Positionen selbst zuständig ist.

Dennoch hat auch ein Einzelunternehmer entscheidende Vorteile gegenüber dem Mitbewerb, wenn er sich für ein DMS entscheidet: er ist professioneller, schneller und flexibler als man es mit einer herkömmlichen Ablage erreichen kann. Ein Berater muss die Kundenakte direkt beim Kunden vor Ort parat haben können – Ihr Notebook werden Sie stets dabei haben, aber einen Leitz-Ordner unter dem Arm? Oder bei täglichen Anrufen im Büro: Das Telefon klingelt und Ihr Kunde hat eine Frage zur letzten Rechnung. Sie würden diese Rechung in Ihrem Leitz-Ordner sogar schnell finden; nachdem sich die Frage jedoch geklärt hat möchte Ihr Kunde nun noch neue Angebotsdaten, zu denen Sie evtl. Preislisten Ihrer Unterlieferanten benötigen. Im herkömmlichen Fall sind Sie nun eine halbe Stunde beschäftigt, alle Daten aus Ihren Lieferantenordnern zusammenzustellen, das Angebot zu schreiben und sich anschließend beim Kunde zurückzumelden. Mit einem DMS haben Sie alles an einem Fleck, die Preislisten sind sofort abrufbar und Sie können dem Kunden nach 5 Minuten ein neues Angebot senden. Der Vorteil gegenüber Ihrem Mitbewerb liegt klar auf der Hand: Sie sind schneller und noch dazu professioneller. Ihr Kunde fühlt sich von Ihnen optimal beraten, weil Sie stets sofort und kompetent Auskunft geben können, statt erst lange suchen zu müssen.

Ein DMS spart somit nicht nur Platz, sondern auch viel Zeit und Nerven.

Gesetzliche Vorschriften

Dokumentenmanagementsysteme sollten jedoch auch aus gesetzlichen Gründen eingesetzt werden. Diverse Unterlagen, wie digital signierte Rechnungen (z.B. Telekom Rechnung-Online, 1&1 Rechnung mit Signaturverifikation, u.s.w.) oder auch Bestellungen, die Sie per Email erhalten haben müssen Sie auch digital aufbewahren, sonst droht die Verweigerung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt.

Ihr Steuerberater kann sämtliche Unterlagen von Ihnen ebenfalls in digitaler Form erhalten. Sie müssen lediglich Ihre postalisch erhaltenen Eingangsrechnungen und Verträge weiterhin in Papierform aufbewahren. Aller anderen Unterlagen können nach Absprache dem Steuerberater digital übergeben werden.

Zusammenfassung

Ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich sowohl für Einzelunternehmer, die viele Kundenkontakte pflegen als auch für Unternehmer, die dazu neigen, in den Papierunterlagen die Übersicht zu verlieren. Ebenso hilft es Ihnen, die gesetzlichen Vorschriften zur Speicherung digitaler Unterlagen einzuhalten.

Eine kurze Beratung (max. 1 Tag) vor dem Einsatz eines solchen Systems ist empfehlenswert, um das System auf die individuellen Ansprüche des Unternehmers anzupassen.