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Die "Getting Things Done" Methode

Wer kennt das nicht: Man arbeitet konzentriert an einer Aufgabe, dann klingelt das Telefon und der Arbeitsfluss wird unterbrochen. Das Zurückkehren zur vorherigen Aufgabe nach dem Telefonat fällt oft schwer. Woran liegt das? Es liegt an den vielen unerledigten Aufgaben und Sachen, die uns ständig daran erinnern, dass sie noch erledigt werden wollen.

Artikelautor Existengründung Andreas Richter

Über den Autor

Andreas Richter hat an der Universität Karlsruhe Wirtschaftsmathematik studiert und 2006 sein Diplom als Wirtschaftsmathematiker abgelegt. Er ist seit 2004 Geschäftsführer der AWT – Advanced Web Technologies GmbH. AWT - Advanced Web Technologies ist ein junges, aufstrebendes Unternehmen mit Sitz in der Internet-Hauptstadt Karlsruhe. Seit 1998 entwickeln wir internetbasierte Anwendungen für die Bereiche Customer Relationship Management (CRM) und Web Content Management System (WCMS) und gründeten 2004 die AWT.

Zahlreiche Verbände, Innungen und mittelständische Betriebe nutzen die von der AWT entwickelten Lösungen. Die AWT ist der kompetente Partner in allen Fragen der Realisierung von erfolgreichen Internetauftritten und Web-Technologien.

Email: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , Web: www.cmflex.de, Nickname: arichter

Beschreibung stammt vom Autor; existXchange.de haftet nicht für die Richtigkeit oder den Inhalt.

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Genau an dieser Stelle setzt die „Getting Thing Done“ – Methode („Wie ich Dinge erledigt bekomme“) von David Allen an.

David Allen ist ein international anerkannter Autor und Coach für Management Consulting und Coaching. Er hat in zwanzig Jahren mit über einer halben Million Berufstätigen produktivitätssteigernde Maßnahmen in Seminaren, Workshops und Coachings entwickelt. Von ihm stammen die Bestseller “Getting Things Done: the Art of Stress-Free Productivity” (Viking; 2001) und “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life” (Viking; 2003).

Um wieder fokussiert arbeiten zu können, müssen Sie all die unerledigten Sachen aus Ihrem Kopf in ein System bekommen, dass Sie zur richtigen Zeit und am richtigen Ort an diese erinnert.

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Dazu schlägt David Allen folgendes Vorgehen vor:

  1. Erfasse alles Unerledigte, egal ob im Job oder Privat, unabhängig ob diese Aufgaben groß oder winzig sind. Sammle diese in so genannten Inbaskets. Diese können Eingangskörbe auf Ihrem Schreibtisch, Email In-Boxen, Notizblöcke,... sein.
    Von diesen Inbaskets sollte es so wenig wie möglich geben, ansonsten verlieren Sie schnell die Übersicht, leeren diese nicht mehr in regelmäßigen Abständen und bekommen den Kopf nicht frei von Unerledigtem.
  2. In regelmäßigen Abständen (mindestens einmal wöchentlich) werden die Inbaskets von oben nach unten abgearbeitet und jede der enthaltenen Dinge einer kurzen Prüfung unterzogen. Das Angewöhnen dieses strukturierten Vorgehens erhöht Ihre Arbeitsgeschwindigkeit, da Sie nicht mehr im Vorfeld über eine Aufgabe nachdenken.

Nach der Abarbeitung sind alle Inbaskets leer! Dinge, die in Ihrer Eingangsbox lagen, dürfen nach dem Durcharbeiten nicht mehr in die Eingangsbox zurückgelegt werden. 

Die Abarbeitung erfolgt in folgenden festen Schritten:

  1. Welche reale Handlung muss unternommen werden, um in dieser Aufgabe voranzukommen? (z.B. Telefonat, Besorgen der Unterlagen xy bei Kollege Müller für den Projektantrag,...)
    1. Keine, dann handelt es sich um Unnötiges, Dinge, die erst in der Zukunft erledigt werden müssen (im Kalender oder in einer Aufgabenmanagementsoftware wie aTask! vermerken) oder Referenz- / Infomaterial (in Ordnersystem wiederfindbar ablegen)
    2. Bin ich dafür der Richtige?
      Wenn nicht, dann leite ich die Handlung systematisch an einen Dritten weiter und notiere mir das Datum der Weiterleitung und eine Erinnerung in z.B. Aufgabenmanagementsoftware wie aTask!
  2. Kann ich die nächste notwendige Handlung innerhalb von zwei Minuten erledigen?
    1. Ja, dann gleich erledigen
    2. Nein, wann kann und muss ich sie erledigen und was benötige ich dafür? Wenn ja, dann Notiz in aTask! oder im Kalender anlegen. Wichtig! Diese Aufgabe bis zum angesetzten Zeitpunkt erledigen, ansonsten ist das System wertlos. 

Führen Sie regelmäßig Reviews über die erfassten Aufgaben und Projekte durch. So passen Sie diese wieder an die Realität an. Erst dadurch zeigt das System seine Wirkung. Entscheide dabei regelmäßig, welche Projekte wichtig sind, welche Ziele mit den Projekten erreicht werden sollen, wie der Ausgang idealerweise aussehen kann und welche nächsten realen Handlungen zum Erreichen der Projekte notwendig.

Schlussbemerkung

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Die GTD – Methode ist ein bewährtes Hilfsmittel, um den Überblick über die Vielzahl an Aufgaben in unserem Berufsalltag zu behalten. Probieren Sie dieses Vorgehen gleich aus, indem Sie anfangen aufzuräumen. Tragen Sie dazu alle unerledigten Sachen, die Ihnen durch den Kopf gehen oder bei Ihnen im Büro oder zu Hause herumliegen in Eingangskörben zusammen, indem Sie diese einzeln aufschreiben. Wenden Sie nun das oben beschriebene Vorgehen darauf an. Sie werden merken, wie Sie Dinge schneller erledigt bekommen. Viel Erfolg und bleiben Sie dabei. 

 

Dieser Artikel gibt die Meinung des Autors wieder. Alle Rechte verbleiben beim Autor. Eine Vervielfältigung, Verbreitung und Neuauflage auch Auszugsweise ist nur mit schriftlicher Genehmigung des Verfassers erlaubt. Zitate sind ausschließlich mit Herkunftsnachweis abzubilden.

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