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Abschied vom Sekretariat?

Business Center, Telefon-Sekretariate, Virtuelle Offices und Coworking Areas ermöglichen Firmen heute ortsungebundenes und flexibles Arbeiten. Wo bislang das traditionelle Sekretariat dem Unternehmer den Rücken freihielt, bieten inzwischen eine Vielzahl von Dienstleistern Lösungen für professionelle Erreichbarkeit und Büros nach Bedarf.

Über die Autorin

Martina Kirsten betreibt als geschäftsführende Gesellschafterin das Telefon-Sekretariat Emilie.biz. Die Diplom-Ökonomin beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Strategien zur „Ent-Stressung“ des Arbeitsalltags von Selbständigen. Sie ist zudem immer auf der Suche nach Wegen, Gründern den Schritt in die Selbständigkeit zu erleichtern. Ihre Vorgabe: „Die Lösungen müssen einfach und übersichtlich sein. Komplizierte Ansätze erschweren den Alltag eher, als dass sie entlasten.“

Web: http://emilie.biz

Beschreibung stammt vom Autor; existXchange.de haftet nicht für die Richtigkeit oder den Inhalt.

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Der durchschnittliche Unternehmer besitzt heute mindestens ein mobiles Telefon sowie Laptop, iPad, Blackberry oder Ähnliches. Er hat sich daran gewöhnt, stets verfügbar zu sein. Notfalls kann er immer und überall arbeiten.

In den letzten Jahren haben sich daher vermehrt Konzepte am Markt etabliert, die Firmen eine flexible Arbeitsweise ermöglichen. Wer als Unternehmer die finanziellen Belastungen eines eigenen Büros scheut, findet mittlerweile günstige und dem Bedarf angepasste Alternativen. Gerade für Existenzgründer lassen sich auf diese Weise die finanziellen Einstiegshürden in die eigene Geschäftstätigkeit niedrig halten.

Wird beispielsweise nur gelegentlich ein Besprechungsraum für Kundentermine benötigt, findet man in vielen großen Städten verkehrsgünstig gelegene Business Center. Diese stellen Ihren Kunden fertig eingerichtete Büroräume sowie die komplette Infrastruktur für einen befristeten Zeitraum zur Verfügung.

Büros tageweise

Der Auftraggeber hat die Wahl, sein Büro temporär oder dauerhaft zu mieten. Die Raumgrößen sind variabel und reichen vom Ein-Schreibtisch-Office bis zum Konferenzraum. Je nach Bedarf lässt sich die gemietete Fläche an die Bedürfnisse und das Wachstum eines Unternehmens anpassen.

Wer im Geschäftsalltag hingegen seine telefonische Erreichbarkeit als absolutes „Muss“ betrachtet, der trifft mit einem Telefon-Sekretariats-Service die richtige Wahl. Wie die eigene Sekretärin vor Ort nehmen die Mitarbeiter des Telefon-Sekretariats Anrufe im Namen des Auftraggebers persönlich entgegen. Sie vermitteln ausgewählte Gesprächspartner weiter und erfassen Gesprächsnotizen zu allen Telefonaten.

Kein Anruf geht mehr verloren

Während eine Mailbox im Geschäftsleben häufig dazu führt, dass ein Anrufer genervt auflegt, stellt ein Telefon-Sekretariat die ständige und persönliche Erreichbarkeit des Firmenanschlusses sicher. Damit gehen keine wertvollen Kontakte mehr verloren.

Dabei ist es egal, ob das eigene Büro nur phasenweise (beispielsweise halbtags oder im Krankheitsfall) nicht besetzt ist oder ob der Auftraggeber ganz auf die Unterhaltung eines persönlichen Sekretariats verzichtet. Die Weiterleitung eingehender Telefonate des Kunden erfolgt individuell nach Bedarf. Sie kann ständig, zeitweise, bei besetztem Anschluss oder als Ergänzung bei erhöhtem Anrufvolumen genutzt werden.

In einigen Branchen kann eine repräsentative Adresse als Firmensitz entscheidend für den geschäftlichen Erfolg sein. Die Kanzlei im Hinterhof eines Mehrfamilienhauses macht genauso wenig einen professionellen Eindruck auf Kunden wie die Niederlassung eines internationalen Unternehmens im Arbeitszimmer des Privathauses.

Geschäftsadresse: überall

Abhilfe schaffen hier sogenannte Virtuelle Offices. Dahinter verbergen sich Bürostandorte, häufig in Kombination mit Business Centern, die ihren Kunden die eigene Anschrift als Geschäftsadresse zur Verfügung stellen. Wer für sein Unternehmen eine repräsentative Adresse sucht ohne jedoch selbst vor Ort zu sein, der ist mit solch einem virtuellen Büro gut beraten.

Virtuelle Offices sind oft in rennomierten Lagen großer Städte anmietbar. In der Regel beinhaltet das Angebot neben der Geschäftsadresse das eigene Firmenschild im Eingangsbereich, den Empfang eingehender Postsendungen sowie diverse Sekretariatsleistungen.

Bei Jungunternehmern und Freiberuflern erfreut sich in den letzten Jahren ein weiteres Modell des mobilen Arbeitens wachsender Beliebtheit. Sogenannte Coworking Areas entstehen nach amerikanischen Vorbild in immer mehr Städten. Sie laden vor allem innovative Existenzgründer zum gemeinsamen Arbeiten unter einem Dach ein.

Gemeinsam mit anderen

Der Arbeitsplatz in den zumeist großflächig angelegten und mit Arbeitsmöbeln bestückten Räumen ist in der Regel bedarfsabhängig mietbar. Laptop, Mobiltelefon und was darüber hinaus für die eigene Tätigkeit benötigt wird, bringt der Kunde selbst mit. Diverse Gemeinschaftseinrichtungen wie Kopierer, Drucker und Teeküche sind von allen zu nutzen. In Sicht- und Kommunikationsweite finden sich häufig Gleichgesinnte, mit denen der Gedankenaustausch zu neuer Inspiration führen kann. Gegebenenfalls entstehen sogar geschäftliche Kontakte daraus.

Mobiles Arbeiten – Ergänzung der eigenen Unternehmensstrukturen

Welches Angebot ist nun das Beste? Diese Frage lässt sich nicht allgemeingültig beantworten und hängt unmittelbar von den Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens ab. Ratsam ist, vor Beauftragung eines Dienstleisters den eigenen Bedarf zu ermitteln:

Was ist sinnvoll und unterstützt die eigene Geschäftstätigkeit? Welcher Service hilft, Kunden zu gewinnen und zu halten? Steht die Suche nach flexibel nutzbaren Räumlichkeiten im Mittelpunkt – oder soll der kreative Austausch mit anderen den erhofften Unternehmenserfolg bringen? Braucht das Unternehmen eine zuverlässige telefonische Erreichbarkeit? Oder ist die repräsentative Geschäftsadresse für den Unternehmenserfolg entscheidend?

Fazit: Nicht für jeden bietet das gesamte Spektrum der Serviceleistungen Vorteile im Geschäftsalltag. Entscheidend ist die sinnvolle Ergänzung der eigenen Unternehmensstrukturen durch angepasste Dienstleistungen. Wer für sein Unternehmen den passenden Service auswählt, hat jedoch große Chancen, den Geschäftserfolg langfristig zu steigern, Kosten einzusparen und die Vorteile des unabhängigen und flexiblen Arbeitens genießen zu können.

Dieser Artikel gibt rein die Meinung seines Autors wieder. existXchange.de hat den Inhalt dieses Artikels nicht überprüft und haftet somit nicht für dessen Inhalt.