Jahresabschluss: Wie sieht eine Hauptabschlussübersicht aus, was gehört zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen, wie schließt man die Konten ab?

Über den Autor Dr. Gerhard Fröhlich ist als Wirtschaftsberater und als Dozent für das Fach Buchhaltung in Berlin tätig. Er hat jahrelange Lehrerfahrung und hat früher selbst als Buchhalter gearbeitet.

Beschreibung stammt vom Haufe Verlag; existXchange.de haftet nicht für die Richtigkeit oder den Inhalt.

Vorbereitende Abschlussbuchungen

Zwischen die Buchung laufender Geschäftsfälle und den Jahresabschluss treten eine Reihe von vorbereitenden Abschlussbuchungen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Wege von der Eröffnungs- zur Schlussbilanz.

Das bisher erarbeitete Journal des Unternehmens Schlau enthält:

• die Eröffnung der Konten (mithilfe des Saldenvortragskontos),
• Buchungen der laufenden Geschäftsfälle auf Grund vorliegender Belege (Eingangsrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Quittungen usw.).

Nun sind die vorbereitenden Abschlussbuchungen zu erledigen.

Allen vorbereitenden Abschlussbuchungen ist gemeinsam, dass sie nicht auf Geschäftsfällen beruhen. Die Belege entstehen nicht aus dem normalen Geschäftsleben. Es müssen Eigenbelege angefertigt werden.

Die Anzahl der vorbereitenden Abschlussbuchungen ist im Verhältnis zum gesamten Buchwerk sehr gering. Bei einer Reihe von ihnen handelt es sich lediglich um reine Umbuchungen. Das ist bei allen Unterkonten (die in der vierten Stelle keine Null aufweisen) der Fall. Diese Unterkonten dürfen in der Bilanz nicht vorkommen und werden daher über die jeweils übergeordneten Konten abgeschlossen. Unkompliziert ist auch die Verrechnung zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer (Buchung: Umsatzsteuer an Vorsteuer mit jeweils dem kleineren Saldo aus beiden Konten).

Für andere vorbereitende Abschlussbuchungen sind gründliche Vorüberlegungen notwendig. Das gilt besonders im Zusammenhang mit der Bewertung des Anlagevermögens, von Materialbeständen, von fertigen und unfertigen Erzeugnissen und weiteren Vermögenswerten. Von den dazu getroffenen Festlegungen hängt in hohem Maß ab, welcher Gewinn ausgewiesen wird und welche steuerlichen Konsequenzen damit verbunden sind.

Das aus dem Computerjournal abgeleitete Journal für die vorbereitenden Abschlussbuchungen sieht so aus:

Das Journal ist so aufgebaut, wie es für den Eintrag in T-Konten per Hand benötigt wird.

Zuerst werden die Konten abgeschlossen (ausgeglichen) deren Nummern nicht mit einer Null enden.

Es ist für Sie nicht schwierig, diese genannten Buchungen aus der vorliegenden Salden-Liste abzuleiten. Sie dürfen sie al¬ler¬dings nicht vergessen! Man erwartet gerade bei Prüfungen von Ihnen, dass Sie beim Abarbeiten eines Buchungsgangs diese Buchungen ohne besonderen Hinweis vornehmen.

Etwas komplizierter sind die übrigen vorbereitenden Abschlussbuchungen. Die Journaleintragungen sehen sehr einfach aus, sie sind es jedoch nicht.

Bei jeder Buchung werden jeweils ein Bestandskonto und ein Erfolgskonto berührt. Inhaltlich handelt es sich um Korrekturbuchungen basierend auf der Inventur mit den sorgsam zu überlegenden Bewertungen der einzelnen Vermögensteile.

Durch vorbereitende Abschlussbuchungen ist zu sichern, dass die Bestände der einzelnen Konten mit den Inventurbeständen, also mit dem Inventar, in Übereinstimmung gebracht werden.

Es hat sich bewährt, eine Tabelle anzulegen, in welche die Buchbestände vor den vorbereitenden Abschlussbuchungen und die Inventurbestände eingetragen werden. Dann sind diese Bestände miteinander zu vergleichen.

Für die Buchhaltung der Firma Schlau hat diese Tabelle folgendes Aussehen:

Die Plus- und Minuszeichen sollen anzeigen, ob die Differenzbeträge den Buchbeständen hinzuzufügen sind oder von ihnen abgezogen werden müssen. Muss etwas in diese Konten hineingebucht oder von ihnen entnommen werden? Zugänge kommen ins Soll, Minderungen ins Haben. Vergleichen Sie bitte die Tabelle mit dem Journal.

Sie sehen: Der Wert der technischen Anlagen und Maschinen muss verringert werden. In die Schlussbilanz gehören die 27.000,00 €. Analog verhält es sich mit den unfertigen Erzeugnissen und den Rohstoffen. Im Unterschied dazu war der Wert der auf Lager befindlichen Fertigerzeugnisse am Jahresende größer als am Anfang. Das Unternehmen hat eine über den Umsatzerlös hinausgehende Leistung, eine Bestandsmehrung, erbracht. Das muss im Konto Fertigerzeugnisse seinen Ausdruck finden und darin, dass in der Kontenklasse 5 außer den Umsatzerlösen ein weiteres Ertragskonto (Bestandsveränderungen) diese betriebliche Leistung anzeigt.

Da die vorbereitenden Abschlussbuchungen ganz erhebliche Auswirkungen auf den zu versteuernden Gewinn besitzen, wurden die entsprechenden Vorgehensweisen durch zahlreiche Gesetze geregelt.

Ein weiteres wichtiges Thema ist, den Wert der betrieblichen Bestände in der Buchhaltung ständig richtig auszudrücken.

Bibliographie

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