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Praxis-Beispiel
Buchhaltung – ein „böhmisches Dorf“?
Hans Neumaier ist ein kreativer Kopf, verfügt über fundiertes Fachwissen und kann gut mit Kunden und seinen drei Mitarbeitern umgehen. Das Geschäft seiner Werbe- und Marketing-Agentur Kreaword läuft ordentlich, zumindest was Auftragslage und Kapazitätsauslastung betrifft. Doch Dinge wie Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling sind böhmische Dörfer für ihn. Die Kontoauszüge der Bank und die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen des Steuerberaters lässt er seine Assistentin ungelesen abheften und wundert sich, wenn Überweisungen „platzen“, weil die Konten leer bzw. die Kreditlinien überschritten sind.

Dabei müssen Sie gar kein Finanzprofi sein, um aus den wichtigsten Zahlen zu sehen, wo es gut läuft und wo Sie etwas tun können. Betrachten Sie Kennzahlen doch einmal als Botschafter, die Ihnen sagen, wie gesund Ihr Unternehmen ist.

Halten Sie Ihr Unternehmen fit, indem Sie die wichtigsten Parameter

1. ermitteln (lassen),
2. lesen und
3. entsprechend darauf reagieren.

Die Punkte 2 und 3 dürfen Sie nicht delegieren, sonst geben Sie die Hoheit über Ihr Reich auf. Welche Parameter aber sind die wichtigsten? Im Prinzip dreht sich alles um drei Zauberworte:

• Liquidität: Ich habe immer genug Geld in der Kasse.
• Rentabilität: Ich nehme mehr ein, als ich ausgebe.
• Stabilität: Ich tilge Schulden, investiere, schaffe Rücklagen.

Um diese Parameter in den Griff zu bekommen, benötigen Sie eine funktionierende Ist-Kostenrechnung. Wenn Sie Ihre laufenden Kosten und Erlöse systematisch dokumentieren, dann können Sie ganz einfach Ihre aktuelle wirtschaftliche Lage beurteilen und gezielt neue Schritte planen. Ein Unternehmen hat wie ein Hochseedampfer eine sehr langsame Reaktionszeit auf einen Kurswechsel und einen langen Bremsweg. Ein gutes Controlling (to control = steuern, beherrschen, leiten) funktioniert dabei als hervorragendes Frühwarnsystem und macht Rettungsaktionen auf hoher See hinfällig.

Wenn Sie aufgrund Ihrer Rechtsform oder Ihrer Umsatzgröße zur Buchführung und zum Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gesetzlich verpflichtet sind, haben Sie schon eine gute Basis dafür. Denn jeder finanzielle Vorgang wird auf Buchhaltungskonten gebucht und damit sind alle Zahlen für statistische Auswertungen abrufbar.

Buchführungs- und Bilanzierungspflicht besteht für

• alle Kapitalgesellschaften und im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, unabhängig von Umsatz und Gewinn, und für
• alle Unternehmen, deren Umsatz über 500.000 Euro oder deren Gewinn über 30.000 Euro liegt, ausgenommen Freiberufler.

Wenn bei Ihnen keine Buchführungspflicht besteht und Sie mit der Einnahme-Überschussrechnung Ihren Gewinn errechnen, dann empfehlen wir, Ihre Belege nach Erlös- und Kostenarten sortiert in einer Excel-Liste zu erfassen und daraus eine regelmäßige Ergebnisrechnung zu erstellen. „Ich habe alles im Kopf“, reicht nämlich keinesfalls aus. Nur wenn Sie die Zahlen schwarz auf weiß sehen, haben Sie ein wirkliches Problembewusstsein. Wenn Sie sich auf Ihren Kopf verlassen, dann kennen Sie meist nur grobe Annäherungswerte. Und das ist nicht genug!

Sie können Ihre Buchhaltung auch an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro delegieren. Die Kosten sind überschaubar, Sie sparen Zeit und Nerven und können sicher sein, dass die Buchführung den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Sie müssen nur Ihre Belege sammeln und einmal im Monat weitergeben. Diese werden dann verbucht und Sie erhalten eine so genannte BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), die Ihnen einen aktuellen Überblick zu Ihrer Erlös- und Kostenentwicklung gibt.

Diese BWA wird noch aussagekräftiger, wenn Sie gemeinsam mit Ihrer Buchhaltungsfirma den dort verwendeten Standard-Kontenplan auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen

Experten-Tipp Hilfe von außen Suchen Sie sich eine Person Ihres Vertrauens, die Ihnen in finanziellen Fragen hilft. Das kann Ihr Steuerberater, ein Unternehmensberater oder jemand aus Ihrem privaten Umfeld mit entsprechendem fachlichen Hintergrund sein. Die Industrie- und Handelskammern bzw. die Handwerkskammern subventionieren die Kosten für Unternehmensberatung bei jungen Firmen. Vielleicht kommt auch ein „Business-Angel“ in Frage. Das sind erfahrene Manager, die jungen Firmen ihr Know-how zur Verfügung stellen und sich unter Umständen auch finanziell engagieren (www.business-angels.de). Nehmen Sie Hilfe in Anspruch, um ein Grundwissen und Verständnis in betriebswirtschaftlichen Fragen zu erwerben, aber nicht, um eine lästige Aufgabe loszuwerden. Die finanzielle Steuerung Ihres Unternehmens ist Chefsache. Es geht um Ihr Geld und Sie haben zu entscheiden.

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