Tipps für eine korrekte Rechnung: 9 Rechnungsformalitäten

Werden Rechnungen wegen fehlender Angaben vom Kunden reklamiert, kann schon mal Zeit verloren gehen. Der IT-Hersteller FastBill hat jetzt eine Checkliste entworfen mit allen wichtigen Punkten, die eine korrekte Rechnung enthalten sollte.

Für viele ein leidiges Thema: Wer freiberuflich arbeitet oder ein eigenes Unternehmen aufbaut, muss sich auf einmal mit Aufgaben beschäftigen, die fern der eigentlichen Berufung liegen. Das fängt schon beim Schreiben von Rechnungen an. Damit diese steuerlich korrekt und vom Finanzamt akzeptiert sind, müssen Rechnungen wichtige, gesetzlich vorgegebene Bestandteile enthalten. Muss der Kunde fehlerhafte Rechnungen reklamieren, geht wertvolle Zeit verloren, in der kein Geld fließt. Worauf es ankommt, zeigt die folgende Checkliste.

Pflichtangaben auf korrekten Rechnungen

1. Steuernummer (gibt’s beim Finanzamt, genauso wie Infos zu Ausnahmeregelungen)
2. Leistungsentgelt
3. Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus)
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Rechnungsdatum
6. Umfang und Art der Leistung
7. Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), z.B. 1.3.2010 oder März 2010
8. Name und Anschrift von Leistungserbringer (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
9. Elektronische Signatur bei Versand per E-Mail

Hinweis auf Zahlungskonditionen

„Es empfiehlt sich außerdem, einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen einzufügen“, so René Maudrich, Geschäftsführer des Unternehmens FastBill, das Web-Lösungen für papierlose Offices entwickelt. „Fehlt ein entsprechender Vermerk, kann sich der Kunde mit der Bezahlung automatisch 30 Tage Zeit lassen. Gerade in Anfangszeiten oder wenn es mal nicht so gut läuft, sind späte Zahlungseingänge gefährlich für die Liquidität eines Unternehmers.“ Um Engpässe zu vermeiden, rät Maudrich, am besten Rechnungen direkt nach Abschluss eines Projektes zu stellen.

Weitere Informationen finden Sie unter: www.fastbill.com