Buchführung für Freiberufler und Kleinunternehmer: Was Einsteiger wissen müssen

Wer sich als Freiberufler selbstständig macht, sollte sich besser früher als später mit dem Thema Buchhaltung beschäftigen – auch wenn er die Buchhaltung an einen Steuerberater oder freien Buchhalter überträgt. Denn nur wer über Grundkenntnisse verfügt, ist in der Lage, die Ergebnisse der externen Dienstleister auch zu interpretieren. Vor allem aber sind Buchhaltungs-Grundkenntnisse notwendig, um das eigene Unternehmen erfolgreich zu steuern. Schließlich gilt: Wer seine Buchhaltung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff!

Warum Buchführung?

Buchführung für Freiberufler heißt im Wesentlichen: Sie halten Einnahmen und Ausgaben fest. Ihr Nutzen dabei: Sie sind immer über die aktuelle finanzielle Situation und auch über Ihre Geschäftsentwicklung in bestimmten Zeiträumen (z.B. aktueller Monat, Quartal etc.) informiert. Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist aber nicht nur im eigenen Interesse sinnvoll, sondern auch weil das Finanzamt sie fordert. So werden auf der Grundlage der Buchhaltungsdaten die Steuern für das Unternehmen berechnet, darunter etwa die Umsatzsteuer (bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen), Gewerbesteuer und Einkommensteuer. Ohne eine Buchführung vorweisen zu können, werden Ihnen außerdem Banken oder Sparkassen kaum einen Kredit gewähren.

Sind Sie buchführungspflichtig?

Wer der Buchführungspflicht unterliegt, definiert das Handels- bzw. Steuerrecht. Als Freiberufler sind Sie nicht buchführungspflichtig, d.h. Sie müssen keine doppelte Buchführung mit Jahresabschluss samt Gewinn- und Verlustrechnung vorweisen. Eine Buchhaltung im einfachen Sinne müssen Sie trotzdem führen. Konkret heißt das: Sie müssen Ihre Einnahmen und Ausgaben festhalten. Nur auf diese Weise lässt sich nämlich die vom Finanzamt geforderte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausfüllen, in der die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden.

Was sind Konten in der Buchführung?

In der Buchhaltung ist der Begriff des Kontos sehr wichtig. Alle Geschäftsvorfälle werden auf Konten gebucht. Geschäftsvorfälle sind zum Beispiel Einnahmen, die man aus einer Dienstleistung erhält oder Ausgaben z.B. für Büromaterial. Konten sind in diesem Zusammenhang Rubriken für gleichartige Geschäftsvorfälle wie z.B. Wareneinkäufe, Kfz-Kosten oder Personalkosten. Jedes Konto wird chronologisch geführt. Zusammen bilden alle Konten den sogenannten Kontenplan. Diesen muss jedes Unternehmen individuell für sich erstellen. Orientierung geben allerdings die sogenannten Kontenrahmen, die für verschiedene Branchen existieren und bei den IHKs, Verbänden oder Steuerberatern erfragt werden können. Meist sind diese Kontenrahmen für Existenzgründer allerdings zu umfangreich, können aber sehr gut als Grundlage dienen.

Wie funktioniert die einfache Buchführung?

Die meisten Gründer und Selbständigen müssen keine doppelte Buchhaltung führen und auch keine Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Meist reicht zunächst eine sogenannte einfache Buchführung und Einnahmenüberschussrechung (EÜR) aus.

Bei der einfachen Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst. Dazu werden zu Beginn Konten für gängige Geschäftsvorfälle wie Büromaterial, Miete, Kfz-Kosten eingerichtet. Oder anders gesagt: Sie erstellen Ihren persönlichen Kontenplan. Innerhalb jedes Kontos werden Einnahmen und Ausgaben chronologisch erfasst. Auch Buchungen der Kasse und von Bankkonten werden berücksichtigt. Nicht erfasst wird dagegen das Betriebsvermögen (z.B. Maschinen oder Material) bzw. Schulden (z.B. Darlehen) des Unternehmens. Auch die Anschaffungskosten von abzuschreibenden Anlagegütern (z.B. Firmenwagen) werden nicht festgehalten.

Die Aufzeichnung erfolgt in Form von Tabellen (eine für Einnahmen, eine für Ausgaben) – in der einfachsten Form auf Papier, in der fortschrittlicheren Variante in einer Tabellenkalkulation, am einfachsten und bequemsten aber in einer EÜR Buchhaltungssoftware. In den Tabellenspalten werden in der Regel folgende Punkte berücksichtigt: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Konto, Bruttobetrag; Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuer, Netto-Betrag.

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung?

Ausgewertet wird die einfache Buchführung in Form der Einnahmenüberschussrechnung, der sogenannten EÜR. Für die EÜR gibt es einen amtlichen Vordruck (Anlage EÜR). Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Gewinnermittlungsmethode, bei der die betrieblichen Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden.

Buchführungstipps

1. Machen Sie sich schlau – ganz besonders dann, wenn Sie eine doppelte Buchführung selbst organisieren wollen: Kurse und Workshops für Nicht-Buchhalter bieten die IHKs, aber auch die Volkshochschulen und private Institute an.
2. Keine Buchung ohne Beleg! Sammeln Sie daher alle Belege.
3. Stapeln Sie Ihre Belege nicht im Schuhkarton, sondern schaffen Sie eine strukturierte Ablage! Achtung: Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen!
4. Legen Sie einen Ordner für Eingangsrechnungen an: alphabetisches Register wählen, innerhalb der Einzelbuchstaben alphabetisch ablegen, Rechnungen einer Firma chronologisch ordnen.
5. Legen Sie einen Ordner für Ausgangsrechnungen an: alphabetisches Register wählen, innerhalb der Einzelbuchstaben alphabetisch ablegen, Rechnungen einer Firma chronologisch ordnen.
6. Kopieren Sie Quittungen auf Thermopapier – sie bleichen oft aus!
7. Erfassen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben zeitnah.
8. Beachten Sie die Abgabefristen für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung!